式場見学の予約忘れは、二人のカレンダーに入れてもらって防ぐ
見学の予約が入ると、式場は確定メールを送ります。日時、住所、持ち物。送った側からすると、これで二人に伝わったことになります。
ただ、二人の側で確定メールがどこにあるかというと、受信箱の中です。媒体からのお知らせ、他の式場の確定メール、仕事の連絡。その間に挟まって、少しずつ下へ流れていきます。二人が予定を確かめるときに開くのは、受信箱よりもスマホのカレンダーのほうが多いはずです。
この記事で言いたいことは一つです。見学予約の確定連絡には、二人のカレンダーに予定を入れられるリンクを付けて、その場で登録まで済ませてもらう。 予定の中身に何を書くか、一緒に来る相手の分をどうするか、効果をどう数えるかまで、順に整理します。
予約が流れる理由の中の、忘れ
予約全般の話になりますが、ステップ・アラウンド（OREND）の「予約忘れ・無断キャンセル実態調査」では、首都圏の20〜60代300人のうち、予約を忘れた経験がある人が約4人に1人いたそうです（2025年9月公表、DXマガジンの報道で確認）。無断でキャンセルした経験がある人は約5人に1人。その理由で最も多かったのは、予約そのものを忘れていたことだったと報じられています。
同じ調査では、通知があったおかげで予約を思い出せた人が約3割いたこと、通知の手段として望まれていたのはメールが多く、その次がLINE、SMS、カレンダーとの連携だったことも紹介されています。若い人ほどLINEやSMSに、年齢が上の人ほどメールやカレンダー連携に寄っていたようです。
これは飲食や美容も含めた予約全般の調査で、ブライダルの見学に限った数字ではありません。ただ、見学予約は飲食店の予約よりも、予約した日から当日までが長くなりがちです。2週間先、3週間先の予約は珍しくありません。間が空くほど、忘れが入り込む余地は広がります。
式場の対策としてよく出てくるのは、前日のリマインドです。これはこれで効きます。ただ、前日のリマインドは、前日まで予定を覚えていた二人には確認になりますが、すでに同じ日に別の予定を入れてしまった二人には間に合いません。予約を忘れる人の困るところは、当日に来ないことより先に、その日に他の予定を入れてしまうことのほうだと僕は見ています。
確定メールが、二人の予定にならない理由
確定メールが予定として働きにくい理由は、二つあります。
一つ目は、さきほどの受信箱の問題です。メールは届いた瞬間がいちばん目立ち、あとは沈んでいきます。カレンダーの予定は逆で、日付が近づくほど目に入りやすくなります。予定を組むときに二人が見るのは、カレンダーのほうです。
二つ目は、予約した人と一緒に来る人が別だということです。見学の予約フォームを入力するのは、たいてい二人のうちどちらか一人です。確定メールが届くのも、その一人だけ。相手には「今度の土曜、式場の見学ね」と口で伝わっているかもしれませんが、相手のカレンダーには何も入っていません。予約した本人が覚えていても、相手がその日に別の予定を入れてしまえば、二人では来られなくなります。
見学は二人そろって来ないと意味が薄くなります。片方だけで来て、話を持ち帰って相手に説明する形になると、比べる材料が半分しか残りません。だから、予定は二人それぞれのカレンダーに入っているのがいい。
確定連絡に付けるもの
付けるのは、カレンダーに予定を追加するためのリンクかファイルです。
Googleカレンダーには、予定の名前、日時、場所、メモをあらかじめ入れた状態で、新しい予定の画面を開けるリンクの形があります。二人がそのリンクを押すと、中身が入った予定の画面が開き、保存を押すだけで登録が終わります。iPhoneの標準のカレンダーやOutlookには、予定の中身を書いた小さなファイル（拡張子が.icsのもの）を添えておけば、開くだけで登録できます。
予約システムや予約フォームのサービスによっては、この機能が最初から入っていて、設定で表示するかどうかを選べるだけのこともあります。まずは今使っている仕組みに、確定メールや完了画面へ「カレンダーに追加」のボタンを出す設定がないかを確かめるのが早いです。なければ、確定メールの定型文に、二人の予約日時を差し込んだリンクを入れる形でも作れます。
置く場所は二か所です。予約の完了画面と、確定メール。完了画面は、二人が予約を終えたその瞬間に見ているので、登録してもらうにはいちばんいい場所です。確定メールのほうは、完了画面を閉じてしまった人のための控えです。LINEで予約を受けている式場なら、確定のメッセージにリンクを添えます。
ボタンの言葉は、「カレンダーに追加」でも十分ですが、「ご自身とお相手のカレンダーに入れておく」のように、二人分であることが分かる書き方にしておくと、次の話につながります。
予定の中身に書くこと
カレンダーに入る予定は、二人が当日の朝に開く画面になります。だから、確定メールを探さなくても当日を迎えられる中身にしておきます。
- 予定の名前：式場名と「見学」の二語。後から見て、何の予定かすぐ分かる名前にする
- 開始と終了の時刻：開始だけでなく、終わる時刻まで入れる
- 場所：式場の住所。地図アプリがそのまま開く形で入れる
- メモ：駐車場の場所、最寄り駅からの出口、当日の持ち物、変更やキャンセルのときの連絡先
終了の時刻は、意外と抜けやすいところです。開始だけが入った予定は、カレンダー上で1時間の枠として表示されることが多く、二人は見学が1時間で終わるものと思ってしまいます。実際の見学が試食つきで3時間かかるなら、その後に入れた予定とぶつかります。終わりの時刻を入れておけば、二人はその後の予定を無理なく組めます。所要時間に幅があるなら、長いほうで入れておくのが安全です。
メモに入れる変更の連絡先は、とても大事だと考えています。予定が合わなくなったとき、二人がまず開くのはこの予定です。そこに変更の連絡先が書いてあれば、確定メールを探しに行く手間がなくなり、何も言わずに来なくなる前に連絡をくれる二人が増えます。
逆に、予定に書かないほうがいいものもあります。二人の名前や電話番号、予算や人数のような、予約フォームで聞いた情報です。カレンダーの予定は、家族と共有されていたり、職場の端末と同期していたりすることがあります。予定の中身は、式場の側の情報だけに絞ります。
一緒に来る相手の分
予約した人のカレンダーに予定が入っても、相手のカレンダーが空いたままでは半分です。
いちばん簡単なのは、確定メールの中に「このメールをお相手に転送していただくと、お相手もカレンダーに追加できます」と一文入れておくことです。リンクやファイルはメールごと転送できるので、相手も同じボタンで登録できます。LINEで受けている場合も、メッセージを相手に送ってもらえば同じです。
予約フォームで、一緒に来る人のメールアドレスを任意で聞いておき、確定メールを二人に送るやり方もあります。ただ、入力欄が増えるとフォームの途中でやめる人が出るので、聞くなら任意にして、空欄でも予約が完了するようにしておきます。転送の一文で足りるなら、そちらのほうが手軽だと思います。
Googleカレンダー同士なら、予定に相手を招待することもできますが、これは二人が自分で操作する話です。式場の側からは、転送できるようにしておくところまでで十分です。
仮の数字で、効き目の大きさを見る
前提つきの計算で、どのくらいの差になりそうかを見ておきます。数字はすべて仮のものです。
仮に、月に80組の見学予約を受けている式場があるとします。そのうち5%の4組が、予約を忘れていたことが理由で来なかったとします。
- カレンダーに登録する二人が、仮に予約者の4割とする
- 登録した二人の予約忘れが、仮に半分に減るとする
この前提だと、月に来館が戻るのは4組 × 4割 × 半分で、0.8組です。年に換算すると9.6組。来館からの成約率を仮に3割とすると、年に3組ほど成約が増える計算になります。
登録する割合を2割に下げると月0.4組、6割に上げると月1.2組です。大きな数字ではありません。ただ、かかる手間は確定メールの定型文を一度直すことと、完了画面にボタンを一つ足すことだけです。来館1組あたりの広告費を考えれば、手間の割には悪くない打ち手だと思っています。
それに、この計算には入れていない効き目もあります。予定のメモに変更の連絡先が入ることで、無断で来なくなる代わりに連絡をくれる二人が出てくる分です。連絡さえもらえれば、別の日の見学に組み替えられます。
効果の数え方
効果を見るには、二つのことを数えます。
一つ目は、カレンダーに追加のリンクが押された回数です。リンクに計測用の目印を付けておけば、確定メールや完了画面から何回押されたかが分かります。押された回数を予約数で割れば、だいたいの登録率が出ます。転送された相手が押した分も混じるので、正確な登録率ではありませんが、増えたか減ったかを見るには足ります。
二つ目は、来館率と、無断で来なかった組の数です。リンクを付ける前の1〜2か月と、付けた後の1〜2か月で比べます。月によって予約の数が違うので、件数ではなく、予約に対する来館の割合で比べます。予約から来館までの日数が長い予約ほど効くはずなので、2週間以上先の予約だけを抜き出して比べると、差が見えやすくなります。
台帳に、予約の日、来館予定の日、来館したかどうか、来なかったときに連絡があったかどうか、の四つが残っていれば、この比較はできます。
この方法が合わない場合
当日や翌日の見学予約には、カレンダー登録はあまり要りません。予約した直後に来るので、忘れる間がないからです。完了画面にボタンを出しておくのは構いませんが、効き目を期待するのは、少なくとも数日先の予約です。
もう一つは、日時がまだ仮の予約です。担当者の空きを確かめてから折り返す形の予約では、確定前にカレンダーへ入れてもらうと、日時が変わったときに古い予定が二人の手元に残ります。この場合は、日時を確定させた連絡のほうにリンクを付けます。日時が変わったときは、新しいリンクを送り、古い予定は消してもらうよう一言添えます。
まとめ
- 確定メールは受信箱に沈むが、カレンダーの予定は日付が近づくほど目に入る。予約は二人のカレンダーに入って初めて予定になる
- OREND の調査では、予約を忘れた経験がある人が約4人に1人。無断キャンセルの理由で最も多かったのは予約そのものを忘れていたこと（予約全般の調査）
- 予約の完了画面と確定メールに、カレンダーへ追加するリンクかファイルを付ける。まず今の予約システムに設定がないかを確かめる
- 予定には式場名と見学、開始と終了の時刻、住所、駐車場や持ち物、変更の連絡先を入れる。二人の個人情報は入れない
- 予約した人だけでなく、一緒に来る相手のカレンダーにも入るよう、確定メールに転送の一文を添える
- 仮に月80組の予約で、忘れによる不来館が4組なら、登録率4割と忘れの半減で月0.8組が戻る計算。手間は定型文の手直し程度
- リンクが押された回数と、予約に対する来館の割合を、付ける前後で比べる。2週間以上先の予約に絞ると差が見えやすい
