式場の司会やカメラマンは選べるかを、公式サイトの3段階で先に答える
「司会やカメラマンは選べますか」。この質問は、式場を探している二人が、見学の前にいちばん気軽に打てる質問のひとつだと思います。
式場の側は、この質問への答えを持っています。専属で決まっている、外部の人も頼める、指名料がかかる。会場ごとにルールがあり、プランナーなら即答できます。ところが公式サイトを見ると、この答えがどこにも書かれていない会場が少なくありません。書かれていないから、二人は問い合わせフォームかLINEで聞きます。聞くほど気になっている二人はまだいいほうで、気になっても聞かずに、答えの書いてある別の式場のページを開く二人もいるはずです。
この記事で言いたいのは、次の一点です。司会やカメラマンを選べるかどうかへの答えは、「選べます／選べません」の一言で終わらせず、選べる・条件つきで選べる・選べないの3段階に分けて、理由と費用と締切まで公式サイトに書いておくほうがいい、ということです。
この記事に出典の数字はありません。後半に出てくる数字は、僕が置いた仮のものです。業界の平均ではないので、自分の会場の数字に入れ替えて読んでください。
なぜ「選べますか」は見学前に出る質問なのか
司会やカメラマンは、二人にとって「当日の印象を左右する人」です。会場の広さや料理は写真で比べられますが、人は写真に写りません。だから、気になる二人ほど早い段階で聞きます。
もうひとつ、この質問には裏の意味があることが多いです。たとえば次のような背景です。
- 友人に司会を頼みたいが、式場が許してくれるのか知りたい
- 以前に参加した結婚式の司会がよかったので、同じ人にお願いしたい
- 写真にこだわりがあり、普段から頼んでいるカメラマンに撮ってほしい
- 費用を抑えたくて、持ち込める部分があれば持ち込みたい
聞かれているのは可否ですが、二人が知りたいのは「自分たちの希望が通る式場かどうか」です。ここで「できません」だけが返ってくると、二人は断られたと受け取ります。同じ「できません」でも、理由と代わりの選択肢が一緒に書かれていれば、受け取り方は変わります。
なお、持ち込み全般の問い合わせへの返し方は、すでに別の記事でも扱っています。この記事は返信の仕方ではなく、問い合わせが来る前に公式サイトで答えておくことに絞ります。
3段階に分けて書く
司会とカメラマンのそれぞれについて、会場の実際のルールを次の3つのどれかに当てはめます。
1. 選べる
プランナーに頼めば、複数の司会者やカメラマンから選べる、あるいはプロフィールを見て指名できる会場です。このとき書いておくのは、選べる人数、指名の方法（誰に頼むか、いつまでに）、指名料の有無と金額です。
2. 条件つきで選べる
外部の人を頼める、または二人が普段から付き合いのある人を呼べるが、条件がつく会場です。条件の中身は会場によってさまざまだと思います。持ち込み料、事前の打ち合わせへの参加、会場のルールに沿った動き方の確認、保険や機材の扱いなどです。ここは、条件を全部書くのが大事です。
3. 選べない
専属の司会やカメラマンだけで運営している会場です。ここで大事なのは、選べない理由を会場側の事情として一文で書くことです。たとえば、進行と音響と照明が一体で動くために専属で組んでいる、撮影の位置を事前に決めてあるために担当を固定している、という具合に、実際に当てはまる理由だけを書きます。当てはまらない理由を作ってはいけません。
3段階のどれに当たるかは、司会とカメラマンで違っていて構いません。「司会は条件つきで選べる、カメラマンは専属」という会場もあると思います。それぞれ別の表記にします。
書く場所は3つ
答えを書いても、二人が見つけられなければ意味がありません。僕なら、次の3か所に置きます。
1. よくある質問のページ
もっとも自然な場所です。質問の文面は、二人が打つ言葉のまま「司会やカメラマンは選べますか」にします。「演出・スタッフについて」のような分類名にせず、質問そのものを見出しにします。検索で拾われやすいのも、質問の形のままの見出しです。
2. プラン・料金のページ
費用が動く話なので、料金の近くにも一行置きます。「司会者の指名：選べる（指名料〇円）」のように、1行で3段階のどれかが分かる書き方にします。細かい条件はよくある質問のページに誘導します。
3. 見学予約の完了画面
予約を取った二人は、ここで気になることを見学で聞こうとメモします。完了画面に「司会・カメラマンについて」と一言あるだけで、見学の場で聞かれる前提が揃います。この点は、別の記事で書いた「完了画面に当日の流れを書く」と同じ発想です。
書くときの注意：理由と代わりを必ずつける
「選べません」と書く場合に、僕が気をつけたいと思う点は三つです。
理由を書く。 理由が書かれていないと、二人は「融通が利かない式場」と読みます。
代わりを書く。 専属のカメラマンしか選べないなら、「撮影の好みは打ち合わせで共有できる」「過去に撮った写真のサンプルを見学で見せられる」など、二人が確かめられる材料を一緒に書きます。ここは実際にできることだけを書きます。
言い切る。 「場合によっては可能です」「個別にお答えします」と書くと、二人は結局問い合わせるしかありません。可否が会場の事情で決まっているなら、ルールとして書きます。ケースごとに本当に判断が分かれるなら、その分かれ目（たとえば人数や日程）を書きます。
なお、締めに連絡や相談の誘いを入れる必要はありません。ここで書くのは情報で、相談への誘導ではありません。
仮の数字で、書いておく価値を計算する
ここから先は、僕が置いた仮の数字です。会場の実際の数字に置き換えて使ってください。
前提を置きます。
- 月の問い合わせが80件
- そのうち、司会やカメラマンの指名について質問してくる二人が15%（12件）
- 1件あたり、質問の返信とやり取りで往復2回、1往復に担当者が6分かかる
- 質問をした二人のうち、見学に来る割合が40%
- 公式サイトで先に答えがあった場合、見学に来る割合が45%（5ポイント上がると仮定）
- 見学に来た二人の成約率が30%
質問への対応に使う時間は、12件 × 2往復 × 6分 = 144分、月に約2.4時間です。これは大きな数字ではありません。サイトに書くことで、この対応が全部なくなるわけでもありません。
見学に来る割合の差のほうが効いてきます。質問をした12件のうち、40%なら4.8組、45%なら5.4組が見学に来ます。差は0.6組です。成約率30%を掛けると、月に0.18組、年に約2.2組の成約の差になります。
もちろん、この「5ポイント」は僕が置いた仮の数字で、実際にそうなるという根拠はありません。ただ、構造としては次のことが言えます。質問が来る前に答えを置くことで、聞かずに離れる二人にも答えが届きます。上の計算には、聞かずに別の式場を見に行った二人は含まれていません。つまり、実際の効果はこの計算より大きい側にも小さい側にも振れます。
大事なのは、数字が何組か、ではありません。「問い合わせの質問がサイトの空白を示している」という見方です。
自分の会場の空白を見つけるやり方
どの質問をサイトに書くかは、問い合わせの履歴から決められます。僕なら次の手順で進めます。
- 直近3か月の問い合わせメールとLINEから、二人の最初の質問だけを抜き出す
- 似た質問をまとめて、数を数える
- 多い順に10個並べ、公式サイトに答えがあるかを確かめる
- 答えが無い、または探しにくい質問から、3段階のように「理由と条件つき」で書く
司会やカメラマンは、数ある質問の一例です。ここで挙げた書き方は、持ち込み、日取り、人数の増減、写真撮影の可否など、会場のルールで決まっていて、二人から見ると「できる・できない」で見える質問にそのまま使えます。
更新の担当と頻度
書いたら終わりではありません。司会やカメラマンの契約条件は、会場の事情で変わります。専属の司会が退職した、外部の事業者との提携が増えた、指名料が改定された。サイトの記述が実際のルールと違っていると、見学の場で二人が「サイトには違うことが書いてありました」と言うことになります。これは、書いていないより悪い状態です。
僕なら、次のように決めます。
- 担当者を1人決める（ルールを知っているプランナーのリーダーなど）
- 契約条件を変えたら、その週にサイトを直す
- 変更がなくても、半年に一度は読み返して日付を更新する
- ページの下に更新日を書く
更新日を書くのは、料金ページと同じ考え方です。古い情報かもしれないという疑いを、二人から先に取り除けます。
ありがちな失敗
最後に、この書き方で起こりがちな失敗を挙げておきます。
- 一覧表にしすぎる。 司会・カメラマン・衣裳・装花をひとつの表に詰め込むと、二人は自分の知りたい行を探す手間が増えます。質問ごとに見出しを分けるほうが、検索でも拾われやすくなります。
- 例外をたくさん書く。 「ただし〜の場合は〜」が並ぶと、結局問い合わせるしかなくなります。例外は、多くの二人に当てはまる2つまでにします。
- 他社を引き合いに出す。 「他の式場では」という書き方は、読み手に比較を促すだけで、自分の会場の情報にはなりません。
- できないことを隠す。 見学で初めて知った二人は、「だまされた」と感じます。できないことは先に書くほうが、後の信頼を守ります。
まとめ
- 「司会やカメラマンは選べますか」は、見学前の二人がよく打つ質問で、公式サイトの空白を示している
- 答えは「選べる／条件つきで選べる／選べない」の3段階で書き、司会とカメラマンは別々に表記する
- 条件は費用・締切・打ち合わせの有無まで書く。選べない場合は会場側の事情を一文で書き、確かめられる代わりの材料を添える
- 置く場所は、よくある質問のページ、料金・プランのページ、見学予約の完了画面の3か所
- 「場合によっては」「個別にお答えします」で終わらせず、ルールとして言い切るか、判断の分かれ目を書く
- 仮の数字では、質問対応の時間より、見学に来る割合のわずかな差のほうが効いてくる
- 問い合わせの最初の質問を3か月分数えれば、サイトに書くべき空白は会場自身のデータで見つかる
- 契約条件が変わったらその週に直し、更新日を書く。古い記述は、書いていないより悪い
