結婚式場の来館数の上限は、見学でなく成約までの時間で決める

ブライダルフェアや広告で来館数を増やしたのに、成約数がそれほど増えない。そういう月があります。原因を探すと、媒体の質や、二人の温度感に目が行きがちです。ただ、もう一つ疑っていいのは、担当者の時間が足りていなかったという可能性です。

結論から書くと、担当者1人が月に受けられる来館数は、見学の所要時間では決まりません。見学したあとの商談、見積もりの作り直し、追客、契約の手続きまで含めた「成約までに使う時間」で決まります。見学の枠だけを見て「まだ入る」と判断すると、見学は回るのに、そのあとの商談と追客が薄くなります。

この記事では、前提を置いた計算で、担当者1人あたりの来館数の上限を出します。出典のある統計は使いません。数字はすべて「仮に」で置いたもので、自社の数字に入れ替えて使うための型です。

見学の枠と、担当者の時間は別のもの

見学の予約枠は、たいてい会場側の都合で決まっています。1日に何組、何時から何時まで。チャペルや控室の空き、試食の仕込みの数からできた枠です。

担当者の時間は、これとは別に数える必要があります。見学の枠が空いていても、その担当者が前日までに抱えている商談と追客で埋まっていれば、新しい来館を受ける余力はありません。枠は会場の容量で、担当者の時間は人の容量です。この2つのうち小さいほうが、実際の上限になります。

見学の枠を増やす判断は、会場の容量で考えるぶん簡単です。1日に1組足せば、1か月で数組増えます。一方、担当者の時間は見えにくく、増やすのも簡単ではありません。見えにくいものは、数えないまま超えてしまいます。

1組にかかる時間を2つに分ける

担当者が1組に使う時間を、2つに分けて考えます。

1つ目は、成約するかどうかに関わらず、来館した全員にかかる時間です。見学の準備、当日の案内と試食、見学後のお礼や見積もりの送付。ここでは、1組あたり合計2.5時間と仮に置きます。

2つ目は、成約した組にだけ追加でかかる時間です。2回目以降の商談、見積もりの調整、契約書の説明、内金の案内。ここは、成約1組あたり7時間と仮に置きます。商談を3回、1回2時間として6時間、契約の手続きに1時間という想定です。契約後の打ち合わせの時間は含めません。契約後の準備は別の持ち場の時間だからです。

この2つの数字は、会場によってかなり違うはずです。商談の回数も、1回の長さも違います。だから、本文の数字は目安にもなりません。自社の担当者に、直近の成約者3組分の時間をカレンダーから拾ってもらうのが、いちばん正確です。

月の時間から逆算する

担当者1人が、1か月に見学と商談に回せる時間を、仮に80時間と置きます。月20日の勤務で、1日4時間という想定です。残りの時間は、電話、メール、社内の会議、契約後の対応、休暇に使われるものとします。

来館数を V、成約率を c とします。使う時間の合計は次の式になります。

使う時間 = V × 2.5 + V × c × 7

これが80時間に収まる V が、時間から見た上限です。成約率ごとに計算すると、次のようになります。

成約率	受けられる来館数（月）	そのうち成約	見学にかかる時間	成約の追加時間
20%	約20.5組	約4.1組	約51時間	約29時間
25%	約18.8組	約4.7組	約47時間	約33時間
30%	約17.4組	約5.2組	約44時間	約37時間
40%	約15.1組	約6.0組	約38時間	約42時間

見てほしいのは、成約率が高いほど、受けられる来館数が減ることです。成約率40%の担当者は、20%の担当者より来館を5組ほど少なく受けています。それでも成約は、4.1組より6.0組のほうが多い。成約が増えるぶん、1組ずつにかかる時間が長くなるので、来館数の上限は下がります。

つまり、担当者の上限は「月に何組見学できるか」ではなく、「月に何組成約させられるか」の形で出てきます。この計算の前提では、成約率に関わらず、月に成約できるのは4〜6組あたりです。

超えたときに起きること

仮に、成約率30%の担当者のところに、月21組の来館が入ったとします。必要な時間は次のとおりです。

21 × 2.5 + 21 × 0.3 × 7 = 52.5 + 44.1 = 96.6時間

80時間の持ち時間に対して、16時間あまり足りません。この足りない時間は、誰かが残業で埋めるか、どこかを削って埋めるかのどちらかになります。

削られやすいのは、成約に近い商談ではなく、成約するかどうかまだ分からない組への追客です。見学したあとの1通のお礼、迷っている二人への2通目の連絡。これらは、やらなくても今日の仕事は回ります。しかし、追客が遅れた組の成約率は、下がると考えるのが自然です。

その下がり方を、仮に30%から25%と置いて、来館数を24組まで増やしたとします。

24 × 2.5 + 24 × 0.25 × 7 = 60 + 42 = 102時間

成約は24 × 0.25 = 6組で、来館が17.4組・成約が5.2組だったときより、1組弱増えます。ところが必要な時間は102時間で、持ち時間を22時間オーバーします。来館を約7組増やして、成約は約1組増える。残りの6組は、追客が薄くなったまま、他の式場に流れているかもしれません。

ここで注意したいのは、この計算の「成約率が25%に下がる」という前提は、僕が置いた仮の数字だということです。実際に下がるかどうか、いくつ下がるかは、自社のデータでしか分かりません。ただ、時間が足りなくなる計算そのものは、上の式を使えば、どの式場でも自分の数字で確かめられます。

広告費の判断に戻す

この計算は、広告費や媒体費の判断に直接つながります。

来館1組を取るのに、媒体費と担当者の時間がかかります。担当者の時間が上限に近いときに、広告を増やして来館を足しても、増えた来館は、追客の薄い組になります。成約が増えないのに、媒体費は増える。1成約あたりの集客コストは上がります。

反対に、担当者に余力があるのに来館数が足りていないなら、広告を足す意味があります。この場合は、来館数の目標を、担当者の人数から逆算して置くことができます。

たとえば、担当者が3人いて、1人あたり月17組を受けられるなら、会場全体で月51組が時間から見た上限です。広告は、来館が月51組に届くところまでは意味があり、届いたあとは、増やすより別のところに予算を回すほうがよい、という順番で考えられます。ここでいう17という数字は上の表から借りたもので、自社の実数に置き換える前提です。

上限を超える来館を、どう受けるか

上限を超えて来館の問い合わせが入ったとき、受け方には少なくとも3通りあります。

1つ目は、見学の日を後ろにずらして渡すことです。「今月は埋まっているので、来月の第1週でしたら」と、次の空き日を具体的に伝えます。断るのではなく、待ってもらいます。ただし、この方法は、二人が他の式場を先に見てしまうリスクがあります。気持ちが動いているタイミングで、待たせることになるからです。

2つ目は、担当者を分けることです。初回の見学だけを別の担当者が受け、成約に近づいた段階で、商談の担当に引き継ぎます。見学にかかる2.5時間を、商談担当から外せるので、商談担当の上限が上がります。ただし、二人にとっては担当者が変わることになり、信頼の作り方が変わります。ここは会場の方針次第です。

3つ目は、見学の準備と見学後の連絡を、型にして短くすることです。お礼のメール、見積もりの送付、次の日程の提案。これらを毎回ゼロから書いていると、1組あたりの2.5時間が膨らみます。定型の文面を持っておくだけで、30分は縮まるかもしれません。縮まった時間は、成約に近い組の商談に回せます。

どれを選ぶかは、会場の人数と、担当者の働き方で決まります。ここで大事なのは、選ぶ前に「いま上限のどのくらいまで使っているか」を知っていることです。

自社で確かめる手順

自社の上限を出すには、次の3つの数字が必要です。

まず、担当者1人が、見学と商談に使える月の時間です。カレンダーの予定から、見学・商談・追客の時間を拾って合計します。個人の感覚ではなく、実際の予定から拾うほうが、数字が大きく変わります。

次に、来館1組にかかる時間です。直近の見学10組分くらいで、準備から見学後の連絡までを時間で拾い、平均を出します。見学の所要時間だけで数えないことが、ここでの要点です。

最後に、成約1組にだけ追加でかかる時間です。直近の成約3〜5組分の、2回目以降の商談、見積もり調整、契約の手続きを拾います。

この3つが揃えば、上の式に入れて、担当者ごとの月の上限が出ます。出した上限と、直近3か月の来館数を並べると、「余力がある月」と「超えている月」が分かれて見えます。超えている月の成約率が、余力のある月より低ければ、時間が足りないことを疑ってよい材料になります。ただし、繁忙期は客層も違うので、1つの数字だけで決めつけない注意はいります。

数字の読み方の注意

この記事の計算には、限界があります。

1つは、見学1組にかかる時間と、成約にかかる時間が、組によって大きく違うことです。契約が早い二人もいれば、半年迷う二人もいます。平均で割った上限は、あくまでも目安で、月ごとに前後します。

もう1つは、担当者の持ち時間が、担当者によって違うことです。経験の長い担当者は、同じ組に使う時間が短いかもしれません。新人は長いかもしれません。上限を人数で割って平等に配ると、時間が足りない人が出ます。

さらに、成約率が来館数と一緒に下がるかどうかは、この記事では証明していません。下がるという前提は、仮に置いたものです。実際には、来館が増えても成約率が変わらない会場も、あると思います。その場合は、時間が足りていた、という良い結果です。

数字が違っても、問いは変わりません。来館を増やす前に、担当者の時間に余力があるのか。その確認が、広告費や枠の増減の判断より先にくる、という順番です。

まとめ

• 担当者1人の来館数の上限は、見学の所要時間ではなく、成約までに使う時間で決まる
• 来館1組の時間と、成約1組の追加時間を分けて数えると、上限は成約数の形で出てくる
• 仮の前提（月80時間、見学2.5時間、成約の追加7時間）では、成約率が20〜40%のとき、月に受けられるのは15〜20組あまり、成約は4〜6組になる
• 上限を超えて来館を足すと、削られるのは成約に近い商談でなく、迷っている組への追客になりやすい
• 担当者の時間に余力がないときの広告増額は、成約が増えないまま媒体費だけを上げる
• 上限を超える来館は、日程をずらす、初回見学を分ける、準備と連絡を型にする、のどれかで受ける
• 自社の上限は、カレンダーから拾った3つの時間（持ち時間、来館1組、成約の追加）で、同じ式に入れて出せる