社内結婚の二人には、日取りより職場への報告の時期を聞く

見学の予約を入れてくれた二人に、式場側がまず聞くのは「ご希望の挙式日はありますか」です。ところが同じ職場で働く二人は、この質問にうまく答えられないことがあります。日取りの希望がないのではありません。決める順番の手前に、まだ職場に話していないという事情があるからです。

結論から言います。社内結婚の二人には、日取りより先に、職場への報告の時期を聞きます。 報告の予定日が分かれば、見学の日程も、見積もりの出し方も、その後の追客の日も、その日から逆算して置けます。この記事に出典の数字はありません。計算に使う数字は、考えやすいように僕が置いた仮のものです。

報告前の二人は、日取りを決められない

同じ職場の二人が結婚するとき、上司や人事への報告は、順番として避けて通れないことがあります。部署をまたぐ異動の可能性、祝い金や休暇の手続き、同僚への伝え方。どれも、式場の日取りより先に動く話です。

しかも報告のあとには、招待する人の範囲という問題が出てきます。同じ職場の二人は、招待したい同僚の顔ぶれが重なります。主賓を誰にするか、部署ごとに声をかけるのか。これが決まらないと、人数も、会場の大きさも決まりません。

式場側から見ると、二人は「日取りを聞いても答えが曖昧な二人」に見えます。そこで担当者が次のように動くと、話がずれていきます。

日取りが決まっていないので、仮押さえの案内ができない
人数が出ないので、見積もりを出せない
二人の側から動くのを待つだけで、見学が終わる

二人は迷っているわけではなく、決められる状態にまだ入っていないだけです。ここを取り違えると、追客の連絡が「いつ決まりますか」の催促になります。

聞くのは「いつ報告するか」の1点

予約の段階で聞くことを、1つ足します。日取りではなく、職場への報告の見通しです。聞き方は難しくありません。

「勤務先へのご報告は、もうお済みですか」
「まだでしたら、いつ頃を考えておられますか」

職場の話を聞かれて嫌がる二人は多くないはずです。むしろ、日取りを聞かれて答えに困るより、話しやすい質問です。聞いたあとは、答えを3つに分けて記録します。

報告済み（日取りと人数の話に進める）
1〜2か月以内に報告する予定（報告の予定日を台帳に書く）
いつ報告するか未定（見学は受けるが、日取りの話は急がない）

この3つのどれかが分かれば、次の連絡の日が決まります。分けて記録しておくだけで、担当者が変わっても同じ対応ができます。

見学の日程は、報告の前後で変える

報告前の二人に、見学で何を見せるかも変わります。日取りが決まっていないので、いつ空いているかを見せるのは早すぎます。かわりに、次の3つを渡します。

人数が決まっていなくても選べる会場の幅（少人数から大人数まで）
同僚を招く披露宴の進め方の例（主賓の席順や挨拶の流れ）
報告が済んでから、どの順番で何を決めるか（決める順番の1枚）

式場が持っている「報告後の段取り」は、二人にとって見えないものです。ここを先に見せておくと、二人は報告のあとに何が起きるかを想像できます。見学の最後には、決める順番の1枚を渡して「報告が済んだら、まずこの1つだけ決めてください」と伝えます。

人数の話は、報告のあとで構いません。大事なのは、報告の日をはさんで二人が式場のことを忘れないことです。

追客は、報告の予定日の翌週に置く

追客の日を、報告の予定日から数えて置きます。たとえば二人が「再来月の初めに部署の上司へ話す」と言ったなら、その翌週に連絡します。報告の前に連絡すると、二人はまだ答えられません。報告から時間があきすぎると、二人は別の式場を見始めています。

連絡の中身は短くします。

報告はいかがでしたか、という一言
報告が済んだら決めることを1つだけ（招待したい方の大まかな範囲）
見学枠の候補（次回の相談に来てもらう日を2つ）

報告がうまくいかなかった、あるいは延びた場合は、予定日を書き換えて、また翌週に置きます。催促をしないぶん、追客が二人の負担になりません。

前提を置いて計算してみる

ここからは、数字を置いて考えます。繰り返しますが、以下は出典のある数字ではなく、仮の前提です。

仮に、月に40組の見学予約があり、そのうち同じ職場の二人が4組いるとします。この4組のうち、日取りを聞かれて答えられず、そのまま追客が途切れた組が3組いたとします。

追客が途切れた3組のうち、報告が済んでから改めて式場を探す二人が出てくるでしょう。そのとき、二人が思い出すのは「見学したときに、報告のあとの段取りを教えてくれた式場」です。報告のあとの段取りを渡していない式場は、思い出してもらえません。

仮に、報告後の追客で見学に戻ってくる組が、3組のうち1組増えるとします。見学後の成約率が仮に3割なら、増える成約は月あたり0.3組、年間でおよそ3.6組です。

月の見学予約: 40組
同じ職場の二人: 4組
追客が途切れていた組: 3組
報告後の追客で戻る組が増える: 1組
見学後の成約率: 仮に30%
月あたりの増加: 1組 × 0.3 = 0.3組
年間の増加: 0.3 × 12 = 3.6組

仮に1組の売上が300万円なら、年間で1,000万円ほどの差になります。もちろん、これは前提を置いただけの計算です。実際には、同じ職場の二人の割合も、戻ってくる確率も、式場ごとに違います。

自分の式場で同じ計算をするなら、台帳から「職場が同じ」と書かれた予約の数を数えるところから始めます。そのためにも、予約の段階で職場の話を1行記録しておく必要があります。数えられないものは、改善できません。

報告のあとに起きることを、式場が先に知っておく

報告が済んだ二人に起きることを、式場側で整理しておくと、見学での話が具体的になります。出典のある話ではなく、仕組みとして考えられる順番です。

まず、報告が済むと、二人は「誰を呼ぶか」を考え始めます。同じ職場だと、呼ぶ側と呼ばれる側が同じ顔ぶれになりやすく、人数が一気に増える可能性があります。次に、休みの取り方を考えます。同じ職場なら、二人の休みを同時に取る調整が要ります。繁忙期や決算期は避けたい、という条件が出てくるのは、このあたりからです。

つまり、報告後の二人が式場に聞きたいのは、日取りの前に次の3つです。

人数が増えても減っても、会場を変えずに対応できるか
平日や、職場の繁忙期をはずした時期の枠があるか
二人の職場の人が多く来る場合の、席の並べ方や挨拶の進め方

これを見学の時点で、1枚の紙にして渡しておきます。紙の中身は、式場のなかですでに決まっている情報の整理で足ります。新しく調べるものはありません。

同僚を招く披露宴の、決める順番

同僚を多く招く披露宴は、決める順番を間違えると、後から手戻りが出ます。式場側から提案できる順番は次のとおりです。

主賓を誰にするか（職場側の代表。これが決まらないと席次が動かない）
招待する範囲（同じ部署だけか、他部署も呼ぶか）
おおよその人数（20人刻みで足りる）
会場のタイプ
日取り

日取りが最後に来ます。二人は普通、日取りから決めようとしますが、同じ職場の二人は、日取りを決める前に決めることがあります。この順番を先に見せておくと、二人は「日取りを決められない自分たち」に焦らずに済みます。

担当者の仕事は、日取りを決めさせることではなく、決める順番を見せることです。順番が見えた二人は、次に何を職場と相談すればいいかを自分で整理できます。

他の式場との差は、聞かれ方で生まれる

二人は、複数の式場を見ています。どの式場でも最初に聞かれるのは日取りと人数です。そこで「まだ職場に話していないので決められない」と答えると、式場によって反応が分かれます。

「では、決まったらお知らせください」と返す式場
「では、報告のあとに決める順番をお渡ししますね」と返す式場

二人の記憶に残るのは、後者です。二人の事情を聞いたうえで、その事情に合わせた紙を出してくれた、という体験になるからです。値引きや特典の差が小さいときほど、この聞き方の差が、思い出してもらえるかどうかの差になります。

台帳に足す欄は、2つだけ

記録する欄は、2つで足ります。

二人の職場が同じか（はい・いいえ・不明）
職場への報告の状況（済み・予定日・未定）

欄を増やすと、現場が書かなくなります。この2つなら、予約の電話やフォームを受けるときに数十秒で埋まります。

フォームで受けているなら、職場の話を必須にしてはいけません。「ご勤務先へのご報告は済んでいますか（任意）」のように、答えたくない二人が離れない形にします。二人の職場は、二人にとって個人的な情報です。聞くのは報告の状況だけで、勤務先の名前や部署は聞きません。

聞いてはいけないこと

この聞き方で、やってはいけないことがあります。

勤務先や部署、役職を聞き出さない
報告の相手（上司、人事）を詮索しない
報告の時期を急かさない
「職場の方も招待されますか」と、人数の話を先に持ち出さない

二人が話してくれたことだけを台帳に残し、話さなかったことは聞き返しません。聞くのは「いつ頃を考えているか」という時期だけです。

報告前の二人は、周囲に知られたくない時期にいます。式場からの連絡が、職場の人の目に触れる形で届くことも避けます。連絡手段を聞くときは、電話ではなくメッセージを好むか、連絡してよい時間帯はいつかも合わせて確かめておくと安心です。

まとめ

同じ職場の二人は、職場への報告が済むまで日取りを決められないことがある
日取りを急がず、「勤務先へのご報告はいつ頃を考えていますか」の1点を聞く
答えを「済み・予定日あり・未定」の3つに分けて台帳に残す
見学では、空き日ではなく、報告後に決める順番の1枚と、人数が未定でも選べる会場の幅を見せる
追客は、報告の予定日の翌週に置き、催促でなく「決めること1つ」と見学枠の候補2つを送る
聞くのは報告の時期だけで、勤務先や部署は聞かない。台帳に足すのは「職場が同じか」と「報告の状況」の2欄だけ