遠距離で付き合う二人の式場探しは、初回見学の前に会える日を聞く

問い合わせフォームに「見学希望日」を3つ書いてもらう会場は多いと思います。ただ、別々の県で暮らしている二人にとって、この欄はけっこう重い質問です。二人そろって動ける日が、そもそも月に1回か2回しかないからです。

結論から言います。遠距離で付き合っている二人には、見学の日程を聞く前に、「次に二人で会える日はいつですか」を聞いてください。 見学は、その日に合わせて組みます。会える日を会場が先に押さえにいくと、見学の回数を減らせますし、二人が持ち帰る宿題も減ります。この記事に出てくる数字は、考えやすいように僕が置いた仮の数字です。調査の数字は使っていません。遠距離の二人が全国で何組いるかも、僕は確認していないので書きません。

二人そろって動ける日が、検討の速さを決める

同じ県に住んでいる二人なら、平日の夜に別々に下見をして、週末に合流することもできます。遠距離の二人はそうはいきません。どちらかが電車や飛行機で移動してはじめて、二人が同じ場所に立てます。

ここで仮の前提を置きます。

二人が会えるのは月1回（会える日が多い二人で月2回）
見学する会場は3つに絞る
会える日のうち、見学に使えるのは1日だけ（残りは家族や友人との予定、仕事の疲れ、デートに充てたい日）

3つの会場を1回ずつ見るだけで、月1回の二人なら3か月、月2回の二人でも1.5か月かかります。ここで、いちばん気に入った会場をもう一度見たくなる（2回目の来館）とすると、月1回なら4か月、月2回なら2か月です。計算としては単純ですが、会場の側から見ると意味が大きいです。

同じ県の二人が週末2日で3会場を見られるところを、遠距離の二人は数か月かけて回ります。その間に、二人の気持ちが変わることもありますし、他の会場が先に押さえてしまうこともあります。遠距離の二人の見学は、1回ごとの重みが違います。 1回の来館で何を決めて帰ってもらうかを、問い合わせの時点から設計しておく必要があります。

「希望日を3つ」は、遠距離の二人には聞き方が合わない

よくある流れを見てみます。

二人のどちらかがフォームから問い合わせる
会場から「ご見学の希望日をお知らせください」と返信が来る
二人はお互いの予定を確認し直す
会える日と会場の空きが合わず、返信が遅れる
返信が遅れるうちに、他の会場の見学が先に埋まる

3番と4番が、遠距離の二人にとってはかなりの手間になります。そもそも、二人が次に会える日は、まだ決まっていないことも多いです。「次の連休に会おうかな」くらいの段階で、問い合わせているかもしれません。

そのとき、会場から「希望日を3つ」と返されると、二人は「日程を決めてからまた連絡しますね」と答えがちです。この「またあとで」が、見学に至らない最大の理由になります。

聞き方を変えると、こうなります。

悪い例：「ご見学のご希望日を第3希望までお知らせください」
直した例：「お二人が次に会える予定の日はありますか。決まっていなければ、おおよその月でも大丈夫です」

後者は、日程を確定させる質問ではありません。二人が今、どの段階にいるのかを聞いている質問です。答えやすいのは後者です。

会える日を聞いたら、返すのは3つ

二人から「来月の第3週末に会う予定です」と返ってきたとします。ここで会場が返すのは、次の3つです。

1. その週末で見学できる枠を、2つだけ出す

候補を5つも6つも並べると、二人は「ほかの予定と合わせて考えます」と持ち帰ります。2つなら、その場で選べます。土曜の午前と日曜の午後、のように、移動の都合で変わる時間帯を意識して出します。

遠距離の二人は、片方が前日の夜に着いて、翌日の午前に見学する、というパターンもあります。逆に、日曜に見学してそのまま帰る二人もいます。時間帯は、会場の都合より二人の移動の都合を先に聞くほうが、断られにくいです。

2. 見学の所要時間を、移動を含めた形で伝える

「見学は約2時間です」だけでは足りません。遠距離の二人は、その日の予定を逆算します。次のように伝えます。

見学は約2時間
試食つきの場合は約3時間
最寄り駅からの所要時間と、最終の帰りの便に間に合う時間帯

ここまで書いてあると、二人は他の予定との兼ね合いを自分で判断できます。これはフェア予約ページの所要時間の書き方と近い話ですが、遠距離の二人の場合は「帰りの足」が加わる点が違います。

3. 来館の前に、決めてきてほしいことを3つだけ伝える

1回の来館で見学と相談を済ませてもらうためです。たとえば次の3つです。

挙式を考えている時期のおおまかな幅
ゲストの人数のおおまかな幅
二人のどちらの家族が、会場までの距離が遠いか

三つめの質問は、遠距離の二人にとって、見学の中身を変えます。家族が遠方なら、宿泊の話、移動の話、二人が実際に会場を見に来られない家族への伝え方、までが見学の議題になります。逆に、これを来館の前に聞いておかないと、見学の場で初めて家族の話が出て、時間が足りなくなります。

来館の日に、会場がやること

遠距離の二人にとって、来館は貴重な1回です。会場がやることは3つあります。

見積もりを、その場で渡せる形にしておく

「後日メールで送ります」は、遠距離の二人には特に響きが悪いです。後日メールが届いても、二人が次に会うのは数週間後で、そのとき初めて二人で見積もりを開くことになります。そこで、来館の日に紙かPDFで、見積もりを持ち帰れる形にしておきます。見積もりを出すかどうかは会場ごとの判断ですが、遠距離の二人は「次に会う日までに何を決めておくか」が持ち帰る宿題になるので、渡すなら来館の日が合っています。

次に会う日までの宿題を、1つだけ渡す

来館の帰り際に、「次に二人が会うまでに、これだけ話し合ってみてください」を1つだけ渡します。たとえば、「ゲストの人数の幅を、お互いの家族に聞いてみてください」のようにします。3つも4つも渡すと、二人は何から手をつけるか迷います。1つなら、電話や通話アプリで話せます。

この考え方は、見学の予約から日があく二人に1通だけ送る話と通じます。遠距離の二人は、次に会うまでの間があくのが前提です。その間をどう使ってもらうかが、会場の側の設計になります。

オンラインでの再説明の枠を、先に置いておく

二人のうち片方が、前回の見学に来られなかった場合もあります。そういうとき、「もう一度来館してください」は、二人にとって交通費と時間がかかる提案です。そこで、片方だけでも30分ほどのオンライン説明を受けられる枠を置いておきます。

オンライン見学そのものは、来館が難しい二人のための入口として別の記事で整理しました。ここで言いたいのは、2回目の来館の代わりに、オンラインの再説明を用意しておくと、二人が次に会う日の予定を空けやすくなるということです。

交通費は、二人の判断に入っている

仮の数字で、遠距離の二人の負担を見てみます。

片方が見学のたびに、往復1万5,000円の交通費がかかる
見学3回で、4万5,000円
2回目の来館を1会場だけ入れると、4回で6万円
二人のどちらかが毎回宿泊するなら、さらに1回あたり1万円前後が上乗せされる

この金額は、結婚式の総額に比べれば小さいです。ただ、二人にとっては、結婚式のための最初の出費です。「見学の1回に1万5,000円かかる」という感覚が、「1回の見学で決めて帰りたい」という気持ちに変わります。

会場にとっての意味は、次のとおりです。二人は、見学の回数を減らしたいと思っています。 1回で決めて帰ってもらうのではなく、1回の来館で判断材料をそろえて、次に会うまでの話し合いを進められる状態にします。「決める」と「判断材料をそろえる」は、別の話です。

会場の遠さも、先に聞いておく

遠距離の二人は、片方の住まいの近くの会場を選ぶとは限りません。どちらの住まいにも近くない、中間の街で挙げたい二人もいますし、どちらかの実家のある街で挙げたい二人もいます。

ここで、会場が先に聞いておくと便利なのが、「どちらの地域で挙げるイメージですか」です。この質問への答えで、見学の流れが変わります。

片方の地元で挙げたい二人：その地元の家族が見学に来られるかを聞く
中間の街で挙げたい二人：ゲストの移動と宿泊を、会場がどこまで案内できるかを見せる
まだ決めていない二人：会場の側で、どちらの地域の人が来やすいかを整理して渡す

どれも、会場が答えられる話ではあります。ただ、問い合わせの返信の段階で、どれに当たるのかを聞いておかないと、見学の日に話がかみ合いません。

最初の返信を、こう直す

ここまでを、問い合わせへの最初の返信の文面にまとめます。長くしすぎず、聞くことは2つに絞ります。

二人が次に会える予定の日（決まっていなければ、おおよその月）
どちらの地域で挙げるイメージか（決まっていなければ、そのままで大丈夫です）

そのうえで、「会える日が決まったら、その週末の見学枠をお二つご案内します」と添えます。見学の希望日を3つ書いてもらう形より、返信しやすいはずです。

この変更で、見学予約が増えるかどうかは、僕は確かめていません。会場ごとに、問い合わせから見学予約までの数字を、変更の前後で比べてみてください。見るのは、遠距離の二人から問い合わせが入ってから、見学の予約が確定するまでの日数です。日数が短くなっていれば、聞き方が合っています。

まとめ

遠距離の二人は、二人そろって動ける日が月1〜2回。3会場を1回ずつ見るだけで、仮の計算では1.5〜3か月かかる
「希望日を3つ」は、会える日が決まっていない二人には答えにくい。先に「次に会える日」を聞く
会える日が分かったら、見学枠を2つだけ出し、所要時間は移動と帰りの便を含めて伝える
来館の前に決めてきてほしいことは3つまで。家族が遠方かどうかは、見学の中身を変える
来館の日に、見積もりを渡せる形で用意し、次に会うまでの宿題を1つだけ渡す
2回目の来館の代わりに、片方だけでも受けられるオンラインの再説明の枠を置く
遠距離の二人が欲しいのは、1回の見学で決めることより、次に会うまでに話し合える材料