式場の顔合わせ食事会は帰り際に挙式の見学日を決めてもらう
顔合わせの食事会で、会場を使ってもらった。それなのに、その二人が挙式の式場を別の場所で決めていた。後から知って、悔しい思いをした会場は少なくないと思います。
食事会の席に来ている二人は、式場の探し方としては相当に恵まれた入口にいます。広告も検索もいらず、すでに会場に足を運んでいます。建物を見て、料理を食べて、スタッフの対応も受けています。見学の予約を取るために一番大変な「来てもらう」が、食事会で済んでいるわけです。
結論から書きます。食事会のお会計の前後に、挙式の話を始めるのではなく、「挙式の見学の日だけ、その場で決めてもらう」という一点に絞ります。パンフレットを渡すのも、特典を案内するのも、その次です。この記事に出典の数字はありません。後半に出てくる数字は僕が置いた仮のもので、業界の平均ではありません。判断の条件と段取りの話として読んでください。
食事会の客は「見学済みの客」ではない
最初に、思い込みを一つ外しておきます。食事会で式場に来た二人は、挙式の見学をしたことにはなりません。
見学は、挙式と披露宴をここで行うとしたら、という目で会場を見る行為です。食事会の二人は、両家が揃って食事をする場所として会場を見ています。見ている場所も違います。個室、料理、駐車場、席の間隔は見ても、チャペルや披露宴会場には入っていないことが多いはずです。
もうひとつ、食事会の日の二人は、挙式の話を聞く状態にありません。目の前にいるのは、初めて会う両家の親です。気を配る相手が多く、会話の進み具合にも気を遣っています。そこで挙式の説明を長く始めると、二人は「今日は余計な話を持ち込まれた」と感じます。親の前で式場の営業を受けるのは、居心地がよくありません。
つまり食事会は、会場に来てもらうという入口は終わっているのに、挙式の話を聞いてもらう条件は整っていない、という中途半端な場面です。だから、やることを小さく絞る必要があります。説明を増やすのではなく、見学の日を決めるだけ。
食事会の予約の時点でわかること
帰り際に何かを聞くなら、その前に、予約の段階で拾えることを拾っておきます。顔合わせの食事会を受ける会場は、予約の時点で次のことをある程度つかめるはずです。
- 顔合わせの人数と、親が来る組かどうか
- 挙式の予定をすでに話しているか。話している場合は、いつ頃を考えているか
- 入籍済みか、これからか
- 申し込みに使った窓口。電話か、フォームか、媒体経由か
ここで大事なのは、聞くのは「挙式を予定していますか」の一問だけにすることです。予約の電話口や申込みフォームで挙式の希望まで掘ると、食事会の予約そのものを重く感じさせます。食事会のフォームに「挙式のご予定」という任意の選択肢を一つ置く。それ以上は増やさない。僕はそのくらいの軽さが続くと思っています。
答えは三つに分けておくと、当日の動きが決まります。
- すでに別の式場を決めている。この場合、食事会は食事会として気持ちよく終えます。見学の話はしません。
- 挙式を考えていて、式場を探している。帰り際に見学の日を決めてもらう対象は、この組です。
- 挙式をするかどうかも決まっていない。無理に動かず、後で連絡できる形だけ残します。
三つ目の扱いは後で書きます。
帰り際の一言をどう作るか
見学日を決めてもらうといっても、「見学はいかがですか」と聞いても動きません。問いが大きすぎて、二人が「また今度」と答えるのが自然だからです。小さく具体的な問いに変えます。
たとえば、お見送りの場面でこんなふうに言います。「本日はありがとうございました。挙式のお式場をお探しとうかがっていましたので、チャペルは今日はご覧になっていないですよね。次にお二人だけで来られる日があれば、30分ほどで回れます。来月の土日で、空いている日をお見せしましょうか」。
ポイントは三つです。
ひとつめは、見ていない場所を具体的に挙げることです。食事会の二人は、会場に来たので「もう見た」という感覚が残ります。ところが見ていないのはチャペルと披露宴会場です。この差を、責める調子ではなく事実として言います。
ふたつめは、時間を短く言うことです。食事会の日の二人は、すでに数時間を使っています。そこに「次は2時間」と言うと断られます。「30分」と言えるのは、食事会ですでに会場の雰囲気や料理、スタッフの対応を知ってもらっているからです。通常の見学なら案内する、外観や受付の説明を飛ばせます。
みっつめは、日付の候補を口に出すことです。「また改めてご連絡します」で終わると、次の連絡がどちらから出るかが決まりません。両方が待っているうちに、日が過ぎます。空いている日を二つ、その場で見せる。決まらなければ、二つのうちどちらがよさそうか、くらいは聞く。どちらも決まらなくても、「近い方の日を仮に押さえておきます」とは言えます。
大事なのは、この場で契約の話も費用の話もしないことです。決めてもらうのは見学日だけです。
親の前で言うか、二人にだけ言うか
食事会の帰り際に気をつける点がひとつあります。誰に向かって言うかです。
両家の親が揃っている場で、「挙式の見学はいかがですか」と言うと、親が反応します。「もう式場は決まってるの?」「いつ頃にするの?」と、二人が決めていなかった話題を、親が先に進めてしまうことがあります。二人が準備してきた段取りを崩すことにもなりかねません。
僕は、見学日の話は親のいない場所で、二人にだけ伝える方が安全だと考えています。たとえばお会計の場面で、二人のどちらかが席を立つ瞬間があります。親が先に出口へ向かった後、二人が荷物を持つ瞬間もあります。そこで名刺と、見学枠の日付を書いた小さな紙を渡す。口頭で長く説明しない。
もうひとつの手は、食事会の後、当日の夕方か翌日にメッセージを送ることです。ただしこれは「帰り際に決める」方法より弱くなります。連絡手段を聞いていなければ送れず、送っても読まれない可能性があるからです。連絡先をその場で聞くのが難しいなら、食事会の予約をした側の連絡先に送る、という形になります。
つまり優先順位は、帰り際に二人にだけ伝える、次にその日のうちの連絡、の順です。食事会の翌週になると、二人の中の食事会の記憶は薄れます。
見学日を決めてもらう損得を、仮の数字で見る
では、この一言にどれだけの価値があるのか。数字の出典は無いので、仮の数字を置いて計算します。以下は僕が置いた想定で、実際の会場の数字ではありません。
前提は次のとおりです。
- 会場の顔合わせ食事会が月に30組ある
- そのうち、挙式の式場を探している二人の割合は仮に20%（6組）
- 帰り際の一言のあと、見学日が決まる割合は仮に20%から40%
- 見学に来た二人の成約率は仮に30%
この前提で、月に見学が決まる組数は次のようになります。
- 見学が決まる割合が20%なら、6組×0.2＝1.2組
- 見学が決まる割合が40%なら、6組×0.4＝2.4組
そこから成約を計算します。
- 1.2組×0.3＝0.36組
- 2.4組×0.3＝0.72組
月で見ると、成約はおよそ0.4組から0.7組です。1年間では、4組から9組の幅になります。仮に挙式の1組あたりの粗利を置けば、そこに掛けて年間の額が出ます。
この数字を見て、小さいと思うか、大きいと思うかは会場によって違うはずです。ただ、判断の材料になるのは次の二点です。
ひとつは、この施策にかかる費用がほとんど無いことです。紙を一枚用意して、帰り際の一言を決めておくだけです。広告費もかからず、媒体への掲載費もかかりません。
もうひとつは、食事会の客は見学の予約を取るための費用がかかっていないことです。通常、新規の見学予約には広告や媒体の費用が乗ります。食事会の客はすでに来館しているので、見学を1組増やすための追加の費用は、案内する担当者の30分程度です。
割合の仮定を動かすと、結論の幅がわかります。挙式を探している二人の割合が10%なら、月3組が対象で、見学が決まるのは0.6組から1.2組。30%なら対象は9組で、1.8組から3.6組です。仮定のどれか一つが倍違うだけで、結果は倍違います。だから、自分の会場の数字に置き換えて、最初に確かめるべきなのは「食事会の客のうち、挙式を探している二人は何組か」の一点です。これは予約の時に任意の一問を聞くだけで、数か月で数えられます。
向かない会場、向かない場面
この段取りが向かないケースも書いておきます。
食事会の席が、挙式を扱う会場とは別の施設や別の建物にある場合は、見学の距離が遠くなります。「30分で回れます」と言えないなら、この一言は成り立ちません。この場合は、食事会の客に挙式の話を持ち込むより、本館の見学枠の案内を、別の経路で出す方が自然です。
もうひとつ、食事会の運営が外部の手配に任せきりで、会場のスタッフが当日その二人と顔を合わせない場合です。帰り際に声をかける人がいません。食事会の席でスタッフが何も話さず、料理だけ出して終わるなら、見学の話を急に出すのは不自然です。この場合は、食事会の担当者を決めて、席の最初の挨拶と最後の見送りだけは、同じ人が出るようにするところから始めます。
そして、食事会の客の満足度が低かったときです。料理の提供が遅れた、個室の案内が分かりにくかった、親が不満を口にしていた。こういう日は、見学の話を出さない方がいいと思います。食事会の評価がそのまま挙式の評価に重なるので、出すと逆効果になります。帰り際の一言は、食事会が順調だった日だけの話です。判断は、その日の担当者に任せておきます。
決まらなかった二人を、どう残すか
見学日が決まらなかった二人は、かなりの数になるはずです。この二人を、無理に追わずに残す方法を一つだけ書きます。
名刺の裏か、渡した紙の端に、「いつでも見学できます。ご予約はこちら」とだけ書いて、予約ページのQRコードを付けておきます。これは営業ではなく、渡し忘れを防ぐ備えです。食事会の数日後、親に「あの式場、どうだった」と聞かれて、二人が思い出すときに、すぐ予約に進める道だけは残しておく。
追客の連絡は、基本的に送りません。送るなら一度だけ、食事会の翌日に「昨日はありがとうございました」と書き、そこにチャペルの写真を1枚添える程度です。写真は、二人がその日に見ていない場所のものにします。見ていないものを知らせる、という目的に沿った1枚です。
三つ目の「挙式をするかどうかも決まっていない」二人は、見学の対象ではありません。この二人には、何も押さずに食事会を終えるのがいちばんです。ただ、あとで挙式を考え始めたときに思い出してもらえるよう、食事会の満足度は、それだけでも守る価値があります。
食事会を、集客の入口として数える
最後に、会場の数字の見方を一つ足します。多くの会場では、食事会の売上は食事会の売上として、挙式の売上は別に数えています。その結果、食事会の客から挙式につながった組数が、どこにも出てきません。
見学予約の記録に、「顔合わせ食事会の利用」を示す印を一つ付けます。申込みの窓口を記録する欄に、選択肢を一つ足すだけで足ります。これで、食事会経由の見学が月に何組あり、そのうち成約が何組か、数か月後に分かります。上の仮の数字を、自分の会場の数字に入れ替える作業です。
数えてみると、帰り際の一言を決めても結果が出ない会場も出てくるはずです。そのときは、一言の中身を見直す前に、対象の二人が思ったより少ないという可能性を疑ってください。分母が小さければ、一言を上手に直しても、数字は動きません。
まとめ
- 食事会で来た二人は、挙式の見学をしたことにはならない。チャペルと披露宴会場を見ていない
- 食事会の日は、挙式の説明を聞く状態ではない。やることは「見学の日を決める」だけに絞る
- 予約の段階で、挙式の予定を任意の一問で聞いておく。答えは「決まっている」「探している」「未定」の三つに分ける
- 帰り際の一言は、見ていない場所を挙げ、所要時間を短く言い、空いている日を二つ見せる
- 見学日の話は、親のいない場所で二人にだけ伝える
- 仮の数字では、月に食事会30組、探している割合20%、見学が決まる割合20%〜40%、成約率30%で、月の成約は0.4組から0.7組。広告費はかからない
- 食事会の運営が別施設だったり、当日に不具合があった日は、この一言を出さない
- 見学の予約記録に食事会の印を一つ足して、自分の会場の数字で確かめる
食事会は、新規獲得の費用がかからない見学の入口になります。
