式場のフェア予約枠は何週先まで開けるか｜約束できる期間で決める

ブライダルフェアの予約カレンダーを、何週先まで開けておくか。これは、担当者がなんとなく決めている会場が多い項目です。2週先までの会場もあれば、半年先まで全部開けている会場もあります。

結論から書きます。開ける期間を決めるのは、変更が出たときの手間ではありません。その日の中身を二人に約束できるかどうかです。手間のほうは、仮の数字で計算してもほとんど差が出ません。差が出るのは、約束を守れなかったときの二人の側の損です。

この記事に出てくる数字は、探している期間の1つを除いて、すべて僕が置いた仮のものです。業界の平均ではありません。自分の会場の数字に置き換えて読んでください。

短く切る理由と、長く開ける理由

予約枠を短く切る会場には、理由があります。先の日のことは、まだ分からないからです。

担当者のシフトが、まだ出ていない
季節のメニューや、試食の内容が決まっていない
模擬挙式の演出や、装花の見せ方が変わるかもしれない
他の予約(貸切、撮影、前の組の延長)と重なるかもしれない

先の日を開けて予約が入ったあとに、会場の都合で内容が変わる。二人に「当日の内容が変わります」と連絡する。これが嫌で、確実に約束できる2週先くらいまでしか開けない。これは筋の通った考え方です。

一方、長く開ける会場にも理由があります。二人の側から見ると、予定は先に決まっていくからです。仕事の休みを取る、両親の都合を合わせる、遠方から来るなら交通機関を取る。こうした都合のある二人は、2週先では動けません。見たい日がカレンダーに無ければ、その会場の予約は取れないまま、別の会場の予約を先に取ります。

つまり、短く切る理由は会場の側の管理で、長く開ける理由は二人の側の予定です。どちらが大きいかは、数字で見ないと分かりません。

二人は、いつ予約を取りたいのか

二人が会場を探している期間は、ゼクシィ結婚トレンド調査2024(首都圏版の報告書、全国推計値の行)で、探し始めが挙式の平均9.9か月前、決めたのが平均8.3か月前です。差し引くと、探している期間は1.6か月です。

この1.6か月の中で、二人は何軒かの会場を見て回ります。何軒かを見て回るなら、フェアの予約は、1か月半のあいだに複数回、少しずつずらしながら入ります。週末は1日に1軒か2軒しか回れないので、見たい会場の予約が、週末ごとに競争になります。

ここで、二人が「見たい日」の何週前に予約を取りたいかを考えます。この分布は、会場ごとに違うはずです。自分の会場の予約データで、予約を取った日と見学の日の差を数えると出ます。ここでは、仮に次の分布だとします。

見学の何週前に予約を取りたいか	割合(仮)
2週前以内	55%
3〜4週前	25%
5〜8週前	15%
9週前以上	5%

月に60組の予約希望があるとします。この仮定のもとで、「カレンダーを何週先まで開けるか」を変えると、取れる予約がどう変わるかを見ます。

計算の前提

置いた前提を、先にすべて書きます。

月の予約希望は60組
希望の分布は上の表のとおり
開けている期間より先の日を希望した二人のうち、25%は枠が見えずに他の会場へ流れ、戻ってこない。残りの75%は、枠が開いた時点で予約を取り直す
フェアに来た二人のうち、契約する割合は25%
1契約あたりの粗利は60万円
予約が入ったあとに、会場の都合で内容が変わる割合は、予約が遠いほど増える。2週先は3%、4週先は6%、8週先は12%、12週先は18%
内容が変わったときの1件あたりの損(連絡の手間と、離脱の損)は8,000円

このうち、粗利とフェアの成約率は会場ごとに大きく違うはずなので、自分の数字に置き換えてください。変更1件の損の8,000円は、特に低く置いた数字です。この点は、あとで取り上げます。

2・4・8・12週で計算する

計算は、Pythonで行いました。結果は次のとおりです。

開ける期間	取れる予約(月)	契約(月)	粗利(月)	変更の件数	変更の損	差し引き
2週先まで	53.2組	13.3組	約799万円	1.6件	約1.3万円	約797万円
4週先まで	57.0組	14.3組	約855万円	2.4件	約1.9万円	約853万円
8週先まで	59.2組	14.8組	約889万円	3.2件	約2.6万円	約886万円
12週先まで	60.0組	15.0組	約900万円	3.5件	約2.8万円	約897万円

見てほしいのは、変更の損の列です。いちばん長い12週先でも、月に3.5件、約2.8万円にしかなりません。2週先と12週先の差は、月に約1.5万円です。一方、粗利の列は、2週先と12週先で月に約100万円違います。

この仮定のもとでは、長く開けるほうが得になります。変更が出る手間は、取りこぼしに比べると、小さく見えるからです。

変更1件がいくらかかれば、短く切るべきか

ただ、この計算は変更1件を8,000円と置いたから、こうなっています。変更1件の損が大きい会場では、答えが変わります。

そこで、結論が入れ替わる境目を計算します。2週先で切るか8週先まで開けるかを比べると、粗利の差が約90万円で、変更の件数の差が1.6件です。90万円を1.6件で割ると、約56万円になります。変更が1件出るたびに56万円の損が出る会場でなければ、2週先で切るほうが得にはなりません。

4週先と8週先を比べると、粗利の差が約34万円、変更の件数の差が0.8件で、約42万円です。

これだけ大きな数字になるのは、変更の手間が小さいからです。電話やLINEで内容の変更を伝える手間は、数分です。仮の粗利が1契約60万円なので、56万円は、変更の1件ごとに1契約を丸ごと失うのとほぼ同じ額です。

つまり、手間と離脱を合わせても、変更1件の損が数万円にとどまるなら、短く切る理由は数字からは出てきません。短く切る理由があるとすれば、数字に出てこない側にあります。

数字に出てこないのは、約束を破ったという記憶

数字に出てこない損は、約束を破ったという記憶です。

フェアの予約が入った二人は、その日の内容を前提に動いています。「試食がある」「模擬挙式が見られる」「ドレス試着ができる」。こうした内容を理由に、仕事を休み、両親を誘い、遠方から来る二人もいます。そこに「当日の内容が変わりました」と連絡が来る。内容が変わったこと自体は、仕方のないことです。ただ、二人はこの連絡を、会場の姿勢として受け取ります。

変更の連絡が来たあと、二人がその予約をどう扱うかは、変わった内容の重さで決まります。

試食のメニューが入れ替わる程度なら、ほとんど気にされない
担当者が替わる程度なら、一言あれば受け入れられる
模擬挙式が無くなる、試食が無くなる、といった目当ての中身が変わるときは、キャンセルされやすい

変更の損は、件数ではなく、変更の中身で決まります。先の枠に予約が入るのは構いません。その枠で約束する内容を、約束できる範囲に絞っておけばよいのです。

先の枠には、約束する範囲を絞って開ける

ここまでの考え方をまとめると、カレンダーは短く切るのでも、全部を同じように開けるのでもなく、遠い日ほど約束を絞るのが現実的です。具体的には、次の3つの運用です。

1. 見学と相談を、いつも約束の中心にする

何週先の日でも、確実に約束できるのは、会場の見学と、担当者との相談です。試食や模擬挙式は、その日の仕込みや演出に左右されます。

だから、先の枠には「会場見学と相談」だけを約束として書き、試食や模擬挙式は、2週前になった時点で確定を連絡する運用にします。予約ページには、はっきり書きます。

4週先以降の日程は、会場見学とご相談のみ確定です。試食・模擬挙式の内容は、2週間前までにご連絡します。

これなら、後から内容が確定しても、約束を破ったことにはなりません。

2. 先の枠は、日程だけ先に開け、確定は後にする

「4週先以降は仮予約」とする運用もあります。仮予約の二人には、確定の連絡を2週前に送ります。この確定の連絡で、二人に日程を保てるかを確認でき、無断欠席の予防にもなります。

仮予約を使うなら、仮のまま放置しないことが条件です。確定の連絡に返事が無い二人を、そのまま枠に残すと、空席が増えます。

3. 期間は「約束を守れる最長」で決める

最終的に、何週先まで開けるかは、シフトが出る日で決まります。

シフトが4週先まで出ている会場は、4週先まで
季節のメニューが8週先まで決まっている会場は、8週先まで
繁忙期は貸切や他の予約が先に入るので、繁忙期の前に短く切る

シフトが出る日と、メニューが決まる日の、早いほうに合わせます。それより先は、開けていても約束できません。

空のカレンダーは、人気がないように見える

もうひとつ、長く開けるときに気にすることがあります。先の枠が空いたままだと、人気が無い会場に見えるかもしれない点です。

近い日の枠が埋まっていて、遠い日の枠だけが空いている状態は、通常のことです。ただ、二人の側から見ると、すべての枠が空いているカレンダーと、近い枠が埋まっているカレンダーでは、印象が違います。近い枠が空いたままだと、「予約が入っていない会場」に見えてしまいます。

だから、開け方は2段にします。近い日(2〜3週先まで)は、実際の空きをそのまま見せます。遠い日は、日付のリストとして表示し、残り枠の数は見せない。「残り2組」のような表示は、実際の空きがあるときだけ使います。実態に合わない表示は、不信感につながります。

自分の会場で決める手順

最後に、自分の会場で決める手順を3つにまとめます。

予約データから、予約を取った日と見学の日の差を数える。これで、二人が何週前に予約したいかの分布が出る
シフトが出る日と、メニューが決まる日を確認する。この早いほうが、約束を守れる最長の期間になる
分布の上で、約束を守れる最長の期間より先に、どれだけの希望があるかを見る。ここが大きければ、約束を絞った枠(見学と相談だけ)で先まで開ける。小さければ、そのまま最長の期間で切る

変更1件の損が数万円の会場であれば、手間を理由に短く切る必要はありません。短く切るのは、約束できないときだけです。

まとめ

フェア予約枠の長さは、変更の手間ではなく、その日の中身を約束できるかで決める
仮の式場で2〜12週を計算すると、長く開けるほど月の粗利が約100万円増え、変更の損は月に約1.5万円しか増えない
2週で切るほうが得になるのは、変更1件が約56万円の損になるときだけ。通常の変更では起きない
数字に出ない損は、目当ての中身が変わったときのキャンセルと、約束を破ったという記憶
先の枠は「見学と相談だけ確定」で開け、試食と模擬挙式は2週前に確定する運用にする
開ける長さは、シフトが出る日とメニューが決まる日の早いほうに合わせる
近い日は実際の空きを見せ、遠い日は日付だけを見せる